Добрый день, дорогие читатели и подписчики!
Сегодня мы хотели бы остановиться на второй главной ошибке при внедрении автоматизации – это отсутствие команды по автоматизации проекта.
В этом вопросе скрывается сразу два элемента, которые необходимо рассмотреть. Это и создание, наделение обязанностями и полномочиями КОМАНДЫ, специально сформированной для реализации автоматизации. И второй элемент – это управлением ПРОЕКТОМ.
Есть не мало примеров, когда компании (акционеры, директора, менеджмент) уже приняли решение по внедрению автоматизации, есть даже продукт, который будет внедряться и сроки, в которые необходимо завершить все мероприятия.
И тут выясняется:
- Иван, когда у нас заработает система по автоматизированному учету продаж?
- Александр, я не знаю, кто отвечает за внедрение блока продаж, я свою работу сделал, составил блок-схему движения документов и выяснил, что для этого нужно 48 часов работы IT-специалиста и вся эта информация лежит у меня на столе уже две недели, и никто ее не спросил! Вам отдать?
ИЛИ
- Иван, Вы со вчерашнего дня должны оформлять договоры по сделкам продажи наших продуктов и вести их учет в новой программе. Я не вижу в новой программе ни одного договора., мне очень важно их видеть в новой программе, потому что в ней есть разделы, информация по которым для меня крайне важна! Почему Вы ее не ведете?
- Александр, новая программа, о которой Вы говорите, меня не устраивает, т.к. в ней нет полей для ввода необходимой для меня данных.
___
ОЦЕНКА
Давайте теперь порассуждаем:
1. В первом случае не сформирована команда проекта. И Алекандр реально не понимает с кем ему коммуницировать в отношении его разработок. Для этого необходимо сформировать команду проекта, в которую должны войти:
a. Лидер проекта (ВАЖНО: это тот, кто координирует работу, но не навязывает её!
b. специалисты в тех процессах, которые подлежат автоматизации,
c. специалисты, которые ответственны за предоставление необходимых ресурсов
d. сотрудники IT-службы (собственной или привлеченной компании) – это вопрос отдельной статьи
e. сотрудники специфических специальностей в случае уникальности продукта автоматизации.
При формировании команды необходимо понимать следующие тенденции:
- обязательное присутствие лидера,
- любая команда должна пройти через этапы формирования, трения, нормализацию, чтобы достигнуть максимального эффекта в своей работе,
- в команде должны быть распределены роли, как правило, это происходит на этапах трения и нормализации.
Основные роли, которые могут быть присущи как одному человеку, так и нескольким (роли по Белбину):
- Лидер,
- Мотиватор,
- Генератор идей,
- Аналитик,
- Исследователь ресурсов,
- Реализатор,
- Дипломат,
- Контролер,
- Эксперт.
Хотим обратить внимание, что не обязательно иметь 9 человек в команде, чтобы каждый исполнял свою роль. Один человек может исполнить как одну, так и две-три роли.
Если у Вас есть сформированная команда по внедрению автоматизации, эта команда прошла этапы формирования и трений и мотивирована на результат, то это гарантирует в значительной степени успех мероприятия и отсутствие вопросов, кто должен и что делать.
2. Теперь давайте обсудим, зачем нужно управлять проектом, кто это должен делать и что такое вообще проект...
Проект – это специальное мероприятие, направленное на получение определенного результата (достижение цели).
Тремя главными факторами проекта являются:
- время,
- качество,
- стоимость.
Эти факторы зависят друг от друга и соответственно влияют друг на друга. Так, например, при необходимости сокращения времени, выделенного на проект, может пострадать качество результата проекта и/или может увеличиться стоимость проекта.
Процесс управления проектом внедрения автоматизации, как и любого иного проекта состоит из пяти групп управления процессами:
1. Инициация проекта,
2. Планирование,
3. Реализация проекта,
4. Контроль проекта,
5. Закрытие проекта.
Важно применять инструменты управления проектом к каждой из этих групп. Этот вопрос является достаточно интересным, объемным и важным. Поэтому, мы предлагаем разобрать его в следующей статье.
____
ВЫВОДЫ
1. Для качественной коммуникации, разграничения функционала и оптимальной работы необходимо сформировать команду проекта.
2. Необходимо должным образом оценивать три показателя проекта (качество, стоимость, сроки) и управлять проектом на каждой его стадии, это позволит получить необходимый результат в заданные сроки, оставаясь в рамках согласованного бюджета.
Присоединяйтесь к ОК, чтобы подписаться на группу и комментировать публикации.
Нет комментариев